Top 10 thủ thuật cần biết để sử dụng Word chuyên nghiệp

Các ý chính trong bài viết

Microsoft Word là phần mềm được ứng dụng nhiều nhất hiện nay trong văn phòng. Đây có thể được coi là công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp hỗ trợ văn phòng trong việc soạn thảo văn bản hiện nay. Vì vậy, phần mềm gõ văn bản Word luôn luôn cập nhập và thay đổi những phiên bản khác để đáp ứng được nhiều yêu cầu của người dùng. Việc sử dụng Word chuyên nghiệp giúp người dùng tiết kiệm thời gian và làm việc trình bày một văn bản trở nên hoàn chỉnh hơn.

Thủ thuật giúp bạn chuyên nghiệp trong Word
Thủ thuật giúp bạn chuyên nghiệp trong Word

Chọn phông chữ phù hợp trong Word

Đây là 1 bước quan trọng để văn bản của bạn. Thể hiện cách trình bày và ấn tương đầu tiên mà một văn bản tạo ra cho người đọc mang đến sự tinh tế trong việc trình bày.

phông chữ trong Word
phông chữ trong Word

Bởi đây là điều mà ít người dùng chú ý đến , đó là có rất nhiều phông chữ trên Word khác nhau. Nhưng mọi người thường sử dụng phông chữ mặc định và rất ít khi sửa.  Cụ thể, có những loại sẽ phù hợp và chỉ hiển thị tốt khi được in ra giấy như: Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino… Nhưng cũng có những loại thì chỉ phù hợp với các thiết bị kỹ thuật số (Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans…).

Chính vì vậy, để mang lại hiệu quả tốt nhất, thì việc chọn một phông chữ phù hợp với văn bản cũng là rất cần thiết.

Cách sử dụng phông chữ, màu sắc và kích thước đúng tiêu chuẩn

Đa số các văn bản thường được dùng nhiều hơn phông chữ. Để tăng sự chú ý cho người đọc bạn có thẻ thay đổi cả màu sắc và kích thước để nhấn mạnh.

Mọi văn bản bạn thường thấy kích thước của chữ trung bình sẽ là 10 hoặc 12 ( không để thấp hơn)

Việc sử dụng màu sắc chỉ có tác dụng nhấn mạnh và gây chú ý. Nếu được hiển thị trên các thiết bị số, còn khi in, nếu chỉ sử dụng máy in thường thì mọi màu sắc đều là đen. Nhưng nếu bạn quá lạm dụng chèn màu sắc vào sẽ làm rối mắt người nhìn. Nếu muốn người xem chú ý vào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.

Chọn phông chữ, màu sắc phù hợp
Chọn phông chữ, màu sắc phù hợp

Kích thước và căn lề đúng

Việc trình bày một văn bản luôn là yếu tố vô cùng quan trọng. Điều đó thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Mang đến sự chỉnh chu và tỷ mỷ trong mỗi văn bản bạn tạo ra. Theo mặc định các văn bản thường được in ra khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm).

Kích thước và căn lề trong Word
Kích thước và căn lề trong Word

Chèn hình ảnh vào văn bản làm cho việc sử dụng Word chuyên nghiệp

Một bài viết bạn cần chèn thêm hình ảnh để tăng sự sáng tạo. Như một cách làm ví dụ minh hoa cho đoạn văn mình đang muốn giới thiệu. Điều đó giúp tăng tính khách quan hơn trong khi làm việc và độ chính xác cao hơn với người nhìn.

Tuy nhiên bạn cũng nên sử dụng những hình ảnh có kích thước vừa phải, đặt chúng ở giữa bài, có thể kèm chú thích bên dưới (nếu cần). Điều này vừa giúp bạn trình bày đẹp hơn, lại không bị loạn, các hình ảnh và text vẫn nổi bật và hỗ trợ nhau.

Tuy nhiên, cũng không nên quá lạm dụng điều này.

Đặt khoảng cách dòng

Đặt khoảng cách dòng phù hợp để tạo một văn bản có tính rõ ràng. Không bị rối mắt quá gần nhau cũng như quá xa nhau. Cần để khoảng cách một cách phù hợp  nhất định. Được khuyến nghị khoảng cách dòng phù hợp và dễ đọc nhất là khoảng 120% – 150%.

Đặt khoảng cách dòng phù hợp
Đặt khoảng cách dòng phù hợp

Phần ngắt trang cần được chú ý

Microsoft Word cho phép người dùng tùy ý chia, ngắt trang, đánh số, chia cột hoặc đặt tiêu đề. Có một số tùy chọn sau để các bạn sử dụng:

  • Next Page: Bắt đầu phần tiếp theo ở ngay trang sau đó.
  • Continuous: Bắt đầu phần tiếp theo ngay tại trang đang làm việc (trang hiện tại).
  • Even Page: Bắt đầu phần tiếp theo ngay trên trang hiện tại và trang tiếp sau đó.

Chuyển đổi đoạn văn từ chữ viết thường sang chữ VIẾT HOA

Đây là một thủ thuật thú vị và tiết kiệm thời gian mà ít người biết. Đa số người dùng quên bật Caps Lock để gõ chữ hoa cho đoạn văn bản thì thường sẽ xóa đi và viết lại. Làm như vậy sẽ tốn thời gian trong quá trình làm việc.
Nhưng Word có 1 cách nhanh hơn rất nhiều lần đó là bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Phần mềm sẽ tự chuyển đổi giữa chữ thường/ CHỮ HOA/ Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

 

Cách chuyên chữ thường sang Chữ hoa
Cách chuyên chữ thường sang Chữ hoa

Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại trong Word

Word có hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngày giờ hiện tại vào văn bản bằng tổ hợp phím:

  • Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại
  • Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

Hiên rõ ràng ngày giờ với vài phím tắt cơ bản giúp bạn dễ dàng mà không cần gõ tay.

Ẩn nội dung trong văn bản bí mật giúp sử dụng Word chuyên nghiệp

Trước đây với những phiên bản Word cũ,  người ta thường biến văn bản muốn ẩn thành font chữ màu trắng để che giấu nó. Nhưng cách đó không hiệu quả và dễ bị phát hiện. Chỉ bằng cách bôi đen văn bản.Đồng thời vị trí đó cũng sẽ xuất hiện 1 khoảng trắng khiến ai cũng phải nghi ngờ.

Để ẩn nội dung văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D > chọn Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại dấu vết.

Cách ẩn văn bản trong word giúp sử dụng Word chuyên nghiệp
Cách ẩn văn bản trong word

Bỏ dấu “gạch chân đỏ” trong Microsoft Word để sử dụng Word chuyên nghiệp

Hiện tượng “gạch chân đỏ” dưới mỗi văn bản thường gây khó chịu khi làm việc. Gây nhức mắt cho người nhìn và gây rối mắt mỗi khi bạn gõ chữ và làm văn bản.

Để khắc phục, trong Word 2010 – 2013, bạn vào File > Options để mở Word Options lên. Tại đây, bạn chọn Proofing rồi tại phần When correcting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn tại 3 mục Check spelling as you type, Mark grammar erros as you typeCheck grammar with spelling –>  OK là xong.

Hướng dẫn bỏ dấu gạch chân để sử dụng Word chuyên nghiệp
Hướng dẫn bỏ dấu gạch chân

Khi bạn đã nắm được hết những thủ thuật trên rồi thì việc sử dụng Word chuyên nghiệp với bạn trở nên vô cùng đơn giản. Hãy trở thành người thông minh và chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng công cụ soạn thảo văn bản.

Chúc bạn thành công trong quá trình làm việc!!!

Nội dung khóa
Bạn cần nhập mật khẩu để mở khóa nội dung này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan