Hướng dẫn tạo list (danh sách sổ xuống) trong Excel nhanh nhất

Các ý chính trong bài viết

Tạo danh sách sổ xuống là một thao tác phổ biến khi làm việc trên bảng tính Excel. Việc này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc soạn thảo văn bản, dữ liệu cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng và chính xác hơn. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo list trong Excel nhanh nhất

1- Cách tạo list cơ bản trong Excel

Bước 1: Bạn cần phải chuẩn bị đoạn văn bản, bài kế hoạch nào cần cho việc tạo được danh sách tự động trong phần tạo List của Excel.

Ví dụ minh họa: Dưới đây là danh sách các thành viên trong lớp. Tạo danh sách sổ xuống với các lựa chọn chức vụ khác như lớp trưởng, lớp phó, bí thư, phó bí thư lớp, tổ trưởng, thành viên.

Ví dụ tạo list trong Excel
Ví dụ tạo list trong Excel

Các bạn làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Bôi đen phần cần tạo listbox rồi chọn Data -> Data Validation.

Chọn Data -> Data Validation
Chọn Data -> Data Validation

Bước 3: Trong hộp thoại Data Validation -> Chọn Settings -> Tại mục Allow chọn List -> Click vào mục Source rồi bôi đen những phần muốn tạo thành Listbox -> Cuối cùng bấm OK.

Khi đó bạn sẽ tạo được Listbox cơ bản trong Excel như hình dưới đây

Chú ý: Cách tạo này có nhược điểm là nếu bạn muốn thêm một thành phần, một văn bản nào khác vào thì khi bạn tìm kiếm, phần văn bản đã thêm sẽ không được hiển thị trong phần danh sách sổ xuống, nghĩa là bạn sẽ không thêm được các văn bản cần tạo list khác.

2 – Các bước tạo Drop List nâng cao

Bước 1: Bôi đen phần cần tạo listbox rồi chọn Data -> Data Validation.

Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation -> Chọn Settings -> Tại mục Allow, chọn List -> Click vào phần Source và gõ câu lệnh sau: =offset( tích vào ô đầu tiên trong danh sách tạo list),0,0,counta( tích hết vào cột từ phần để trở thành phần Listbox )-1)

Hàm hoàn chỉnh của phần hướng dẫn trên là: =OFFSET(Sheet2!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet2!$B:$B)-1)

Khi đó kết quả sau khi bạn tạo Listbox nâng cao sẽ như sau

Khi tạo list theo phương pháp nâng cao này, bạn có thể thêm bất cứ thành phần hay văn bản trong cột để trở thành Listbox thuận tiện hơn trong việc thêm đoạn text tiếp theo cho list.

Kết quả sau khi tạo Drop List nâng cao
Kết quả sau khi tạo Drop List nâng cao

3 – Tạo list nâng cao thông minh trong Excel

Với 2 phương pháp tạo ở trên phù hợp với việc tạo những list có số lượng ít, còn nếu bạn muốn tạo thêm nhiều list nữa thì làm theo các bước hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Click vào ô đầu, chọn Formulas -> Define Name.

Bước 2: Khi đó xuất hiện hộp thoại New Name. Trong mục Name, bạn đặt tên cho phần listbox đó ->Tại mục Refers To, bạn gõ hàm sau: =offset( rồi tích vào ô đầu tiên từ danh sách,0,0,Counta( rồi tích hết vào cột của phần bạn muốn để trở thành Listbox)-1,1) -> OK.

Chú ý: Phần bạn muốn trở thành Listbox cần được xếp theo chiều tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái, bằng cách: Click vào ô tiêu đề -> Chọn Data -> Filter -> Sort A to Z hoặc Sort Z to A

Bước 3: Quay lại Sheet1, kích vào ô đầu tiên của cột mà bạn cần tạo Listbox -> Chọn Formulas -> Define Name.

Bước 4: Trong hộp thoại New Name, tại mục Name (đặt tên) -> Chọn Refers rồi dùng gõ hàm:  =offset( rồi tích vào ô đầu tiên từ danh sách bạn muốn tạo phần Listbox ,match( rồi kích vào ô đầu tiên từ cột bạn cần tạo Listbox rồi bấm F4 ba lần để phía trong ngoặc đơn hiện phần (Sheet1!E5)

Tiếp tục gõ &”*”,tên danh sách bạn vừa tạo ,0)-1,0,Countif(tên danh sách vừa tạo, rồi click vào ô đầu tiên của cột cần tạo Listbox và bấm F4 ba lần để phía trong ngoặc hiện lên (Sheet1!E5) tiếp đó gõ &”*”),1). Sau đó bấm OK.

Bước 5: Vào Data Validation -> Trong mục Allow chọn List -> Tại mục Source bấm f3 rồi bạn chọn tên mà bạn vừa Define -> Bấm OK.

Bước 6: Vào Data Validation -> Chọn Error Alert -> Bỏ dấu tích -> Bấm OK.

Bước 7: Trở xuống danh sách, đặt chuột ngay góc của ô. Sau đó bạn kéo xuống.

Khi đó kết quả khi bạn tạo Listbox bằng cách này như hình dưới

Kết quả khi tạo list nâng cao thông minh trong Excel
Kết quả khi tạo list nâng cao thông minh trong Excel

Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn các tạo list trong Excel. Để hình dung dễ hơn về các bước thực hiện, các bạn có thể xem thêm video minh họa cụ thể nằm trong mục NỘI DUNG KHÓA bên dưới. Để MỞ KHÓA mục NỘI DUNG KHÓA, các bạn làm như sau:

  • Bước 1: Click vào mục VIDEO HƯỚNG DẪN LẤY MẬT KHẨU
  • Bước 2: Nhập mật khẩu vào ô nhập khẩu và bấm XEM NGAY
Nội dung khóa
Bạn cần nhập mật khẩu để mở khóa nội dung này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan