Chi tiết về cách trộn thư hàng loạt trong Word sử dụng Mail Merge

Các ý chính trong bài viết

Giới thiệu về Mail Merge được sử dụng trộn thư hàng loạt trong Word

Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Tính năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể, từ việc nhập họ tên thủ công của những người cần mời đến việc tự động điền tên những ai được mời làm cho tính năng này được nhiều người rất thích.

Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source).

Cách trộn thư hàng loạt trong Word sử dụng Mail Merge
                           Cách trộn thư hàng loạt trong Word sử dụng Mail Merge

Cách trộn thư hàng hoạt trong Word sử dụng Mail Merge

Bước 1: Mở File Word chứa thư mời, sau đó chọn mục Mailings > kích mũi tên nhỏ ở mục Start Mail Merge > tiếp theo chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard… 

Cách trộn thư hàng loạt trong Word bằng Malings
                                               Cách trộn thư bằng Malings

Bước 2: Trong hộp thoại Mail Merge, bạn chọn Letters trong Select document type > chọn Next: Starting document 

Bắt đầu quá trình trộn thư mời
Bắt đầu quá trình trộn thư mời

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

chọn Use the current document
Chọn Use the current document để tiếp tục

Bước 4:  Ở mục tiếp theo ban chọn Use an existing list > bạn chọn Browse… để mở file Excel chứa danh sách cần mời. > bấm OK để tiếp theo.

Thêm file dữ liệu có sẵn
Thêm file dữ liệu có sẵn

Bước 5: Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào sheet chứa dữ liệu cần sử dụng > rồi click chọn OK.

Chọn dữ liệu có sẵn để bắt đầu quá trình trộn thư
Chọn dữ liệu có sẵn để bắt đầu quá trình trộn thư

Bước 6: Trong giao diện Mail Merge Recipients, bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông

Chọn đối tượng trong giao diện Mail Merge Recipients
Chọn đối tượng trong giao diện Mail Merge Recipients

Bước 7: Tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn thông tin, rồi vào Insert Merge Field chọn đúng trường dữ liệu cần chèn

Vào mục Insert Merge Field để chèn dữ liệu
Vào mục Insert Merge Field để chèn dữ liệu

Bước 8: Sau đó bạn chọn  Preview Results để xem kết quả.

Sử dụng Preview Results để xem kết quả.
Sử dụng Preview Results để xem kết quả.

Bước 9: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

 Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành
Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành

Bước 10: Cuối cùng bạn chọn Finish & Merge và chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:

  • Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
  • Print Documents: In tài liệu.
  • Sent E-mail Masages: Gửi qua email.
Chọn in tài liệu
Chọn in tài liệu

Trên đây là các bước để trộn thư hàng loạt sử dụng Mail Merge vô cùng đơn giản. Hi vọng với bài viết trên đây sẽ giúp ích và tiết kiệm thời gian cho bạn trong quá trình làm việc.

Nội dung khóa
Bạn cần nhập mật khẩu để mở khóa nội dung này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan